Curiosidades: Números e Detalhes do Campus Symposium 2010

• Serão usados cerca de 4.000 metros quadrados de carpetes nas tendas do evento;

• A organização do evento tem recebido cerca de 475 e-mails diários... e todos são respondidos;

• Eles realizam o placement de assentos, reservando as primeiras fileiras para convidados especiais, patrocinadores, etc. Ao ser indagada como procedem se algum participante, erroneamente, sentar-se nesse local reservado e sinalizado como tal, Janika nos disse que isso não acontece, pois as pessoas respeitam as orientações.... gostaríamos muito de dizer que essa mesma realidade concentra-se em nossos eventos brasileiros... mas ... há ainda aqueles que teimam em não comportar de forma educada e por que não civilizada... Esse é outro problema que precisamos refletir...

E o Jardim Continua Florescendo...

Imagens recentes do Jardim Florescendo... Está ficando lindo... super convidativo... só temos que orar para que a chuva dê uma trégua.

Voluntariado

Após nosso almoço com o team - massa e carnes ( tivemos informações que depois que viram nossa postagem da foto do almoço de sexta-feira, eles decidiram não mais solicitar esse prato... acreditamos que também não agradou alguns membros da equipe), fomos conhecer as simpáticas coordenadoras do grupo de voluntários do evento.

Para 2010, eles contarão com cerca de 200 e o início do trabalho desse departamento foi em março, quando eles começaram a divulgar a oportunidade de tornar-se um voluntário no evento. Foram usadas basicamente três formas de comunicação: redes sociais - facebook - mailing list de voluntários de outras edições e distribuição de cartazetes sobre a ação em escolas e faculdades.

No cartaz desse ano, os keynotes speakers - conferencistas de outras edições e o destaque para Al Gore, o de 2010.

Segundo Janine Frohlich e Desirée Walter, as coordenadoras de voluntários, em julho desse ano eles estavam ainda com um feedback baixo de inscritos, fato que os orientou a reforçar a comunicação no final desse mês e início de agosto.

Os interessados preenchia um formulário on line e enviavam juntamente com uma foto e documento de identidade... essas informações também são checadas pela polícia.

Na semana passada, os voluntários estiveram reunidos para tomarem ciência do briefing do evento e as orientações de comportamento que deverão ser adotadas durante todo o evento. Nesse momento, eles também já receberam informações sobre suas posições no Campus Symposium 2010.

Conhecemos também o espaço destinado exclusivametne aos voluntários para que possam fazer suas refeições - tudo ofertado pela organização do evento - desde café da manhã, lanches rápidos e almoço com churrasco e saladas.

Nesse espaço também será realizada na última noite, uma grande festa.

Ao ouvirmos a preocupação deles em realmente estimular, tratar muito bem, seus colaboradores voluntários... lembramos da máxima da gestão Disney, referenciando seus Cast Members e até mesmo de uma pesquisa realiazada juntamente com o professor Chicão e que será apresentada na Conferência Internacional AMFORTH, no próximo mês de setembro. O tema desenvolvido foi exatamente do voluntarido em mega-eventos esportivos, tendo como referência os jogos Pan Americanos de 2007, no RJ.

Uma das principais reclamações e até motivo que racionalizou a desistência de muitas pessoas continuarem no evento, como voluntários, foi exatamente essa falta de suporte, assistência em condições básicas, como é o caso da alimentação. Como voluntários no RJ, recebia-se um kit composto de um modesto sanduíche de frio, um fruta, um suco e um pacotinho de biscoitos ou barrinhas de cereais... sim elas também estavam lá !!

Para um serviço que requer energia, disposição fica realmente difícil ofertar somente isso... Por aqui pudemos perceber que os voluntários serão muito bem guarnecidos com diversos apoios, principalmente na alimentação, pois eles sabem que precisam cativá-los de forma excepcional, pois são eles que estarão face-to-face com o público do evento.

Façamos com o outro, o que gostaríamos que fizessem conosco... essa máxima é verdadeira e precisa ser mais utilizada em nossos eventos... Principalmente nos mega que estão vindo por aí...

O local que será lounge dos voluntários e abrigará a festa dos mesmos está localizado em um prédio que a BITS destina aos eventos de lazer de seus discentes.

Team Responsável pelo Grupo de Voluntários do Campus Symposium 2010

Estrutura de Security e Guest Management

Hoje o dia começou um pouco mais tarde, 11h, afinal é domingo e em toda a parte do planeta sinônimo de maior malemolência, após os embalos de sábado á noite... não que tenhamos levado essa máxima ao pé da letra... mas chegamos tarde de Colônia, pois imprevistos ocorreram na estação de trem - plataforma errada, atrasos de manutenção... enfim... chegamos mais de meia-noite... mas chegamos!


Nosso primeiro encontro foi com o team de Securiy e Guest Management do evento - composto por Andreas Lax e Janika Meyer - foto abaixo, juntamente com nosso tutor Christoph Neumman e um voluntário do Campus Symposium 2010.

Esse departamento -unificado - cuida de todas as facilidades oferecidas aos participantes do evento, independente de sua categoria, incluindo a intermediação de reservas em hotéis da região, totalizando entre 5/6 com os quais negociaram tarifas especiais para o evento. Nessa área também registram-se todas as informações relativas aos participantes, suas cidades de origem, empresas, documentos de identificação, enfim, todo o profile de cada pessoa que irá participar do acontecimento especial.

Essas informações são repassadas aos dirigentes da Polícia local, que avaliam o risco de insegurança e propõem medidas preventivas para tal controle.

Eles trabalham com um mix de segurança particular e oficial, sendo essa última em menor quantidade e dependendo do grau de notoriedade dos participantes, notadamente, dos palestrantes.

Para 2010 serão cerca de 20 seguranças privados e o número de oficiais da segurança pública ainda não estão confirmados, pois segundo Andreas essa informação é repassada bem próxima ao evento.

No dia eles coordenam o receptivo, checam a identificação e entregam uma espécie de credencial, em formato de cartão, com selo holográfico de autenticidade. Nesse cartão estão expressas por códigos em cores, em que locais o portador dessa credencial terá acesso.

Por questões de segurança não pudemos registrar fotograficamente o processo de impressão das credenciais, que estão praticamente prontas, divididades por ordem alfabética. O fato curioso é que toda a impressão é realizada diretamente pela equipe, sem a terceirização do serviço, minimizando assim riscos de extravios ou até falsificação... no Brasil ainda temos certa fragilidade nessa questão...

Eles também são responsáveis pela dinâmica do posto de informações montados estrategicamente no evento, que também atuará como uma espécie de Concierge, realizando mapeamento dos serviços de shuttle.. já que ningúem estaciona no local...

Para 2010, o evento consolida sua esfera internacional e irá contar com representantes da Suiça, México e ... é claro do Brasil. Por isso, há esudos futuros na busca de uma cia. áerea oficial do evento, que poderá oferecer condições especiais para estimular, ainda mais, participantes estrangeiros e por que não dizer da própria Alemanha... afinal comodidade é sempre bem-vinda!

Eles terão a colaboração esse ano de estudantes de Glion, que ficarão encarregados de toda a parte de serviço do evento, no que diz respeito a reposição e a ordenação de A&B. Eles chegarão na terça-feira...

Eles contam com equipe de resgate de emergência e estão preparados também para receber pessoas com problemas de locomoção e que necessitem colaboração especial... apesar de em quatro edições passadas nunca terem sido acionados.

No secretariado de auditório, algo bem interessante nos chamou a atenção... os colaboradores encarregados dessa área possuem uma pequena estação de trabalho, como uma tribuna de MC... Vejam a foto:

Curiosidade: No receptivo por aqui há a oferta de mais um serviço que no Brasil não temos... em alguns eventos até utilizamos o serviço de chapelaria... mas não para casacos, sobretudos...etc... Por aqui é preciso... os locais são providos de calefação e caso a pessoa entre com seu abrigo... é capaz de ficar incomodado em não ter onde colocá-lo... já que dificilmente iria repousá-lo em outra cadeira... que seria de outra pessoa...  Agora é verão na Europa, mas desde quando chegamos a chuva vai e volta... e o frio... é melhor nem comentar... segundo a Lygia é algo psicológico... tá! bruuummm... so cold...

Em uma outra passagem pela Europa, fui assistir a um concerto de música clássica, na própria Alemanha, em Berlim... Era início de janeiro e o inverno rigoroso com muita neve não nos permitia ousar sair sem muitas roupas... quando chegamos lá, meus amigos se dirigiram a uma espécie de chapelaria, no qual as araras eram eletrônicas... o atendente recebia seu sobretudo, cachecol, luvas, gorro e tudo que mais pudesse ser guardado, inseriam-os em um cabide, com sacolas armazenando os demais itens e nos devolviam um ticket... Na hora pensei... xi... vamos sair daqui amanhã... pois eram mais de 800 convi

dados... para minha surpresa se no momento da devolução esperei 1minuto foi muito... Depois conto como foi por aqui... por ora, vejam a foto da secretaria executiva pré-montada.

As araras ao fundo...