Nosso primeiro encontro foi com o team de Securiy e Guest Management do evento - composto por Andreas Lax e Janika Meyer - foto abaixo, juntamente com nosso tutor Christoph Neumman e um voluntário do Campus Symposium 2010.
Esse departamento -unificado - cuida de todas as facilidades oferecidas aos participantes do evento, independente de sua categoria, incluindo a intermediação de reservas em hotéis da região, totalizando entre 5/6 com os quais negociaram tarifas especiais para o evento. Nessa área também registram-se todas as informações relativas aos participantes, suas cidades de origem, empresas, documentos de identificação, enfim, todo o profile de cada pessoa que irá participar do acontecimento especial.
Essas informações são repassadas aos dirigentes da Polícia local, que avaliam o risco de insegurança e propõem medidas preventivas para tal controle.
Eles trabalham com um mix de segurança particular e oficial, sendo essa última em menor quantidade e dependendo do grau de notoriedade dos participantes, notadamente, dos palestrantes.
Para 2010 serão cerca de 20 seguranças privados e o número de oficiais da segurança pública ainda não estão confirmados, pois segundo Andreas essa informação é repassada bem próxima ao evento.
No dia eles coordenam o receptivo, checam a identificação e entregam uma espécie de credencial, em formato de cartão, com selo holográfico de autenticidade. Nesse cartão estão expressas por códigos em cores, em que locais o portador dessa credencial terá acesso.
Por questões de segurança não pudemos registrar fotograficamente o processo de impressão das credenciais, que estão praticamente prontas, divididades por ordem alfabética. O fato curioso é que toda a impressão é realizada diretamente pela equipe, sem a terceirização do serviço, minimizando assim riscos de extravios ou até falsificação... no Brasil ainda temos certa fragilidade nessa questão...
Eles também são responsáveis pela dinâmica do posto de informações montados estrategicamente no evento, que também atuará como uma espécie de Concierge, realizando mapeamento dos serviços de shuttle.. já que ningúem estaciona no local...
Para 2010, o evento consolida sua esfera internacional e irá contar com representantes da Suiça, México e ... é claro do Brasil. Por isso, há esudos futuros na busca de uma cia. áerea oficial do evento, que poderá oferecer condições especiais para estimular, ainda mais, participantes estrangeiros e por que não dizer da própria Alemanha... afinal comodidade é sempre bem-vinda!
Eles terão a colaboração esse ano de estudantes de Glion, que ficarão encarregados de toda a parte de serviço do evento, no que diz respeito a reposição e a ordenação de A&B. Eles chegarão na terça-feira...
Eles contam com equipe de resgate de emergência e estão preparados também para receber pessoas com problemas de locomoção e que necessitem colaboração especial... apesar de em quatro edições passadas nunca terem sido acionados.
No secretariado de auditório, algo bem interessante nos chamou a atenção... os colaboradores encarregados dessa área possuem uma pequena estação de trabalho, como uma tribuna de MC... Vejam a foto:
Curiosidade: No receptivo por aqui há a oferta de mais um serviço que no Brasil não temos... em alguns eventos até utilizamos o serviço de chapelaria... mas não para casacos, sobretudos...etc... Por aqui é preciso... os locais são providos de calefação e caso a pessoa entre com seu abrigo... é capaz de ficar incomodado em não ter onde colocá-lo... já que dificilmente iria repousá-lo em outra cadeira... que seria de outra pessoa... Agora é verão na Europa, mas desde quando chegamos a chuva vai e volta... e o frio... é melhor nem comentar... segundo a Lygia é algo psicológico... tá! bruuummm... so cold...
Em uma outra passagem pela Europa, fui assistir a um concerto de música clássica, na própria Alemanha, em Berlim... Era início de janeiro e o inverno rigoroso com muita neve não nos permitia ousar sair sem muitas roupas... quando chegamos lá, meus amigos se dirigiram a uma espécie de chapelaria, no qual as araras eram eletrônicas... o atendente recebia seu sobretudo, cachecol, luvas, gorro e tudo que mais pudesse ser guardado, inseriam-os em um cabide, com sacolas armazenando os demais itens e nos devolviam um ticket... Na hora pensei... xi... vamos sair daqui amanhã... pois eram mais de 800 convi
dados... para minha surpresa se no momento da devolução esperei 1minuto foi muito... Depois conto como foi por aqui... por ora, vejam a foto da secretaria executiva pré-montada.
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| As araras ao fundo... |
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